1.拟稿：拟稿单位提前5-10个工作日，通过学校协同办公系统拟稿，经单位主要负责人初次审核后，提交党办校办秘书科办理。

2.核稿：秘书科办文核稿人员对文稿进行审核把关，若内容涉及校内其他部门职能范围内的事项，应提交有关单位会签，并由相关单位负责人签署意见；办公室分管副主任再次审核后，根据领导分工，分别呈送党委书记或校长或分管校领导签发。

3.签发：具体按以下原则办理。

（1）上报省委、省政府、省教育厅和有关部委的请示、报告，依内容分别由校党政正职或授权分管校领导审签。

（2）平行文和下行文由分管校领导签发，重要的、带有全局性内容的文件，呈分管校领导审核会签后，由主要校领导签发。

（3）学校发展规划、重要规章制度、年度工作计划、以及涉及制订学校组织机构设置方案、任免干部、机构成立等重要事项，由分管校领导审核会签后，由书记、校长签发；重要领导小组或委员会成立或调整，由分管校领导审核会签后，依内容分别由校党政正职签发；任免内部行政组织机构的负责人、聘任与解聘教职工、对学生进行开除学籍处分与退学处理、以及对教职工进行考核与奖励或处分等重要事项的公文，由分管校领导审核会签后，由校长签发；学生学位授予、学位评定委员会纪要等，由分管校领导审核会签后，由学位评定委员会主席签发；基本管理制度，对学生进行留校察看处分与学籍警示处理、留级处理或奖励，具有例行性、事务性的普通公文等，由分管校领导签发；以“中共湖南科技大学委员会”“湖南科技大学”名义转发教育部及国家有关部委和省委、省政府、省教育厅及有关部门的公文，呈分管校领导签发。

（4）党委会会议纪要报请党委书记审定签发；校长办公会议纪要报请校长审定签发；专题会议纪要由主持会议的校领导签发。

（5）校纪委拟发的重要公文由校党委书记签发，一般公文由校纪委书记签发；校工会拟发的公文由校工会主席签发；校团委拟发的公文由分管团委工作的校领导签发。

（6）如涉及两位或两位以上校领导的工作，应当呈有关校领导会签后由主要校领导签发。

（7）学校和校外有关部门联合行文或校外有关部门与我校联合行文，须经党办校办核槁后呈分管校领导或主要校领导会签或签发。

（8）审签公文要认真负责，及时快速，急件、特急件应即送即审，一般公文稿在3个工作日内完成审批。

（9）以“中共湖南科技大学委员会办公室”“湖南科技大学校长办公室”名义发出的公文，属一般性党政事务的和转发一般性文件的，可由党办校办负责人签发；重要的、带有全局性内容的文件，送主要校领导或分管校领导签发。

4.行文：秘书科按发文顺序逐项登记发文日期、发文字号、主送单位和抄送单位、签发人、版记等。其中：发文日期以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。

5.用印：秘书科加盖印章。用印格式：印章下弧要骑年盖月，印章上弧距正文一行之内；印章与正文必须同处一面，不得出现“此页无正文”的标识，以防止变造公文。

6.分发：公文鉴印生效后，由党办校办分发至各相关单位部门管理员，部门管理员再对文件在单位内进行第二次分发。

7.归档：纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。

（1）纸质归档。公文办理完毕后，秘书科应将文件打印两份，分类整理归档。

（2）电子归档。电子文件按照《湖南科技大学电子文件归档与管理办法》相关规定归档。

（3）秘书科于每年3月底前将上一年度的纸质归档材料交档案馆集中管理。

注意事项：

一、 公文版头规范

（一）“中共湖南科技大学委员会 湖南科技大学文件”（联合发文，科大党发）“中共湖南科技大学委员会文件”（含科大党字、科大党发、科大党干）“湖南科技大学文件”（含科大政字、科大政发、科大政干）主要适用于：

1.学校发展规划、年度工作要点以及重要规章制度和规范性文

件的发布、修订和废止。

2.机构的调整、成立和撤销。

3.人员的任免和评聘。

4.批复类文件。

5.贯彻落实上级文件精神。

6.学校的重大工作部署。

7.通报重要事项的处理结果。

8.向上级的请示或工作汇报。

9.其他特殊情况或上级单位有特殊要求的。

（二）“中共湖南科技大学委员会”文件（科大党函）“湖南科技大学”文件（科大函）主要适用于：

1.学校就具体事项或日常事务与有关部门或单位进行商榷。

2.答复有关部门和单位的重要询问。

3.向上级领导和部门报告(通报)具体事项。

4.其他应当以学校名义印发的函件。

（三）“中共湖南科技大学委员会办公室 湖南科技大学校长办

公室文件”（联合发文，科大党办发）“中共湖南科技大学委员会办公室文件”（科大党办发）“湖南科技大学校长办公室文件”（科大校办发）主要适用于：党委办公室、校长办公室根据授权，传达校党委、行政以及党委会会议、校长办公会议的决议或决定，转发上级机关的文件，通报有关情况，发布有关事项，转发学校党委部门和行政职能部门有关工作部署和年度工作计划的通知。

（四）“中共湖南科技大学委员会办公室”文件（科大党办函）

“湖南科技大学校长办公室”文件（科大校办函）主要适用于：以党委办公室、校长办公室名义答复有关部门和单位征求对有关具体问题的意见；就具体事项与同级相关部门征求意见；印发会议通知；就具体工作向校内有关单位进行布置等。

（五）“湖南科技大学党委会会议纪要”版头用于记载和传达党

委会会议情况和议定事项。

（六）“湖南科技大学校长办公会议纪要”用于记载和传达校长

办公会议情况和议定事项。

（七）“湖南科技大学专题会议纪要”（校专纪要、学位纪、职改纪）用于记载和传达学校重要专题会议主要情况和议定事项。

（八）“中共湖南科技大学纪律检查委员会文件”“中国教育工

会湖南科技大学委员会文件”“共青团湖南科技大学委员会文件”分别用于纪委、工会和团委制发公文。

       （九）“湖南科技大学学位评定委员会文件”用于学位授予；“湖南科技大学文件”（科大学发）主要适用于退学、处分、表彰等事项。

二、公文格式规范(详见《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）)

1.标题：二号方正小标宋_GBK;编排于红色分隔线下空二行位置；标题排列应当使用梯形或菱形，不宜使用长方形或沙漏型。

2.主送机关：标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文：三号仿宋_GB2312，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格；行距28磅。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用三号黑体，段前、段后0.5行；第二层用三号加粗楷体_GB2312；第三层和第四层用三号加粗仿宋_GB2312。

4.附件说明：在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期（加盖印章的单一机关行文）：成文日期一般右空四字编排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。用来标注公文印发传达范围等需要说明的事项，请示性公文在附注处注明联系人和联系电话。

7.附件：附件应在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

8.页码：4号半角宋体阿拉伯数字，如：-9-。

9.页面设置：上为3厘米,下为2.8厘米，左为2.8厘米，右为2.6厘米。页眉为1.5厘米，页脚为2.1厘米